Arbeitszeiterfassung/-verarbeitung (AZEV)
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Arbeitszeiterfassung und -verarbeitung
Diente die alte Stechkarte um die Jahrtausendwende noch dazu, die Arbeiter zu minutengenauen Pünktlichkeit zu ›erziehen‹, werden Arbeitszeiterfassungssysteme heute eingesetzt, um die vielfältigen Arbeitszeitformen der Unternehmen noch ›im Griff‹ zu behalten. Dabei werden nicht nur die reinen Arbeitszeiten erfasst – die Systeme können mehr. In ihnen sind Zeitmodelle hinterlegt, nach denen die erfassten Zeiten bewertet werden. So muss entschieden werden, was eine Überstunde ist oder was zum Gleitzeitguthaben gehört. Dazu gibt es umfangreiche Auswertungen vom ›einfachen‹ Zeitjournal, das auflistet, wann ein Beschäftigter sich an- oder abgemeldet hat, über Fehlzeitenkalender bis hin zu Listen mit Gleitzeitverletzungen.
Zeiterfassungssysteme können nicht nur für die Erfassung der täglichen Anwesenheitszeit genutzt werden, sondern auch für die Erfassung von Projektzeiten.
Jede Zeiterfassung setzt eine Identifizierung, gegenüber dem System voraus. Diese ›Buchung‹ wird in der Regel mithilfe eines Datenträgers (Buchungsausweis, Transponder) an einem – oder mehreren möglichen – Erfassungsgeräten, sogenannten Terminals, vorgenommen, die mit einem angeschlossenen PC oder dem lokalen Unternehmensnetzwerk (LAN) verbunden sind.
Identifizierung gegenüber dem Zeiterfassungssystem durch Transponder (z. B. als Schlüsselanhänger) oder Chipkarte, dazu ein Lesegerät für den Anschluss an PC oder Netzwerk.
Möglich ist die Buchung aber auch über den ans Unternehmensnetzwerk angeschlossenen Arbeitsplatzrechner, das Telefon am Arbeitsplatz oder sogar über das Handy oder den PDA (Außendienstmitarbeiter).
Ist von einer biometrischen Zeiterfassung die Rede, so erfolgt die Identifizierung der Beschäftigten über einen Fingerabdruck, den Retinascan (bzw. Irisscan) oder die Gesichtserkennung. Der Einsatz dieser unverwechselbaren Eigenschaften des Menschen zur Anmeldung am System bietet den Vorteil, dass „man es nicht verlieren bzw. zu Hause vergessen kann“, trotzdem sind die biometrischen Verfahren umstritten. Während die Erkennung via Gesichtsform oder Fingerabdruck aus rechtlicher Sicht unproblematisch ist, wird der Retinascan bzw. Irisscan in medizinischen Zusammenhängen zur Diagnose von Krankheiten eingesetzt und der Betriebsrat sollte sich vor der Einführung dieser Methode über die technischen Details und die verwendeten Daten der Beschäftigten genau informieren.
Beim Einsatz von Fingerprint-Verfahren sind es Verschmutzungen der Oberfläche (durch Staub oder Öl an den Händen in einer Werkstatt), die die Identifizierung am System erschweren bzw. unmöglich machen. Aus diesem Grund werden manche Geräte mit zusätzlichen Erfassungsarten wie Eingabe eines Passwortes oder RFID (Transponder) ausgestattet.
Diese Probleme kennen Systeme zur Identifizierung über die Gesichterkennung nicht, da Brillen, veränderte Frisuren, Bart oder Piercings die Erkennung hier erschweren.
Beispiel für die Erfassung von Arbeitszeiten am Bildschirm im Rahmen eines mySAP-Systems
Spezielles Arbeitszeiterfassungsgerät für die berührungslose Erfassung
Auch über das Handy können Arbeitszeitbuchungen vorgenommen und Informationen wie Gleitzeitsaldo oder Resturlaub abgefragt werden.
In jedem Fall werden die so gebuchten Arbeits- und die Abwesenheitszeiten (Urlaub, Schulung, Krankheit usw.) im AZEV-System entsprechenden ›Konten‹ zugewiesen. Diese Konten können meist auch von den Beschäftigten selbst (nach durchgeführter Identifizierung) zu Zwecken der Überprüfung und Information abgerufen werden, sei es am AZEV-Terminal, am Arbeitsplatzcomputer oder mit dem Handy.
AZEV-Systeme haben im Regelfall auch eine Schnittstelle zu einem Personalabrechnungssystem. Über diese Schnittstelle werden die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigten Daten übertragen.
Die Geräte zur Arbeitszeiterfassung benutzen die im Prinzip gleiche Hardware wie Systeme zur Zugangskontrolle oder Betriebsdatenerfassung. Deshalb gibt es auch kombinierte Systeme, die alles drei können: Arbeitszeiterfassung, Zugangskontrolle und Betriebsdatenerfassung. Die Beschäftigten benutzen dann für ihre Buchungen immer die gleiche Identifizierungsmethode (z. B. Chipkarte oder Token).
Datenschutzprobleme
Die Daten zur Zeiterfassung der Beschäftigten sind besonders zu schützende personenbezogene Daten. Sie sind vertraulich zu behandeln und vor unbefugten Zugriffen zu sichern.
Die Zeiten ›Kommen‹, ›Gehen‹ (und vielleicht noch weitere wie ›Pause‹ oder ›Dienstgang‹) werden nach der Buchung im AZEV-System festgehalten und können – neben der eventuell erforderlichen Zeit- (Gleitzeit) oder Lohnabrechnung (z. B. Überstunden) – im Prinzip beliebig ausgewählt, kombiniert und verglichen werden. ›Fehlzeiten‹ und Abweichungen (z. B. Kernzeitverletzungen) können genau beobachtet und verglichen werden.
Auswertungen der erfassten Daten und durchgeführten Berechnungen sind für die unterschiedlichsten Zwecke möglich, entweder über vorgegebene Statistiken und Listen (Reports) oder über den Einsatz ›freier‹ Abfragewerkzeuge. Dabei handelt es sich um einfach zu erlernende Befehle, die in bestimmter Kombination (welche Daten sollen für welchen Zeitraum und welchen Personenkreis verglichen werden) beliebige Datenbankauswertungen ermöglichen.
Gestaltungsmöglichkeiten
Die Einführung und Ausgestaltung eines AZEV-Systems sollte sich an der Abbildung und Abwicklung der organisatorischen Arbeitszeitregelungen (Schichtmodell, Gleitzeitmodell, etc.) im Betrieb orientieren. Dementsprechend sind die Ziele, die mit der Einführung des Systems verfolgt werden zu bewerten und dienen als Leitfaden zur Ausgestaltung einer betrieblichen Regelung.
Soll die Erfassung der Arbeitszeiten nur einfacher und besser werden, weil komplizierte und vielfältige Zeitmodelle dies erfordern? Oder sollen die Beschäftigten diszipliniert werden, indem sie beispielsweise ihre ›Raucherpausen‹ exakt eingeben müssen?
In jedem Fall ist zunächst die Frage zu diskutieren, ob nicht doch eine Selbstaufschreibung der Arbeitszeiten eine sinnvolle Alternative sein kann. Andererseits kann es auch im Interesse der Beschäftigten sein, dass der die geleistete Arbeitszeitumfang zuverlässig und nachweisbar dokumentiert wird. Denn immer wieder gibt es Situationen, in denen (z. B. im Angestelltenbereich) die Arbeitszeit schleichend ausgeweitet wird, ohne dass sich dies eindeutig nachweisen ließe.
Ist die Entscheidung prinzipiell für ein AZEV-System gefallen, müssen die dabei erfassten und gespeicherten Daten auf das unumgänglich notwendige Maß beschränkt und die Genauigkeit so gestaltet werden, wie sie auch aus Beschäftigtensicht sinnvoll ist. Das heißt vor allem: Es sollten nur die ›Kommen‹- und Gehen-Zeiten gespeichert, Pausen hingegen pauschal abgezogen werden. Dienstgänge könnten – wenn erforderlich – besser außerhalb des AZEV-Systems dokumentiert werden.
Zu regeln ist auch, welche Stammdaten in dem AZEV-System erfasst werden. So ist beispielsweise eine Auswertung der Abwesenheitszeiten im Vergleich zwischen weiblichen und männlichen Beschäftigten nur möglich, wenn die Information über das Geschlecht in den Stammdaten enthalten ist. Wir der Grundsatz der ›nur unumgänglich nötigen Daten‹ angewandt, wird klar, dass die Information über das Geschlecht, die Nationalität oder die Religionszugehörigkeit für die ›Kernaufgaben‹ einer Arbeitszeiterfassung nicht nötig ist.
Die zugelassenen Auswertungen sollten immer zusammen mit dem jeweiligen Zweck festgelegt werden. Der Einsatz ›freier‹ Abfragemöglichkeiten sollte ganz unterbunden werden, weil sie (1) nicht mehr zu kontrollieren wären und (2) zu allzu ›spitzfindigen‹ Analysen verführen, die sich meist gegen einzelne Arbeit¬nehmer oder Gruppen von Arbeitnehmern richten. Auch zeigt sich in der Praxis immer wieder, dass viele Erkenntnisse, die über diese differenzierten Auswertungen ›herausgefunden‹ werden, in der jeweiligen Arbeitseinheit selber (Arbeitsgruppe, Abteilung) längst bekannt sind.
Und wie bei jedem personaldatenverarbeitenden System müssen die Zugriffsberechtigungen im Detail und so eng wie möglich festgelegt werden. Andererseits kann auch der Betriebsrat an bestimmten Auswertungen der Arbeitszeit ein Interesse haben. So kann es für den Betriebsrat wichtig sein, die Entwicklung der Überstunden zu verfolgen oder sich einen Überblick zu verschaffen, ob und wie weit gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verstoßen wird (z. B. maximal 10 Arbeitsstunden/Tag). Für diese Zwecke (aber auch für Kontrollaufgaben) kann der Betriebsrat einen eigenen Zugang zum AZEV-System mit einer Berechtigung für die entsprechenden Auswertungen verlangen.
Als ein weiterer wichtiger Punkt ist zu klären, welche Funktionen der Software neben der reinen Arbeitszeiterfassung und -verarbeitung noch eingesetzt werden sollen (z. B. Zutrittskontrolle) und zu welchen Zwecken welche Schnittstellen zu welchen anderen Systemen (z.B. Lohn- und Gehaltssystem) zugelassen werden sollen.
Jeder Arbeitnehmer muss jederzeit die über ihn gespeicherten Daten einsehen können. Diese Informationen können entweder am eigenen Arbeitsplatzcomputer, an zu diesem Zweck zentral aufgestellten Personal Computern (z. B. für gewerbliche Arbeitnehmer) oder an den AZEV-Terminals in festzulegendem Umfang abgerufen werden. Außerdem ließe sich vereinbaren, dass jeder Beschäftigte am Monatsende ein Buchungsprotokoll bekommt, in dem auch eventuelle von Hand vorgenommene Buchungen und Korrekturen eingetragen und als solche erkennbar sind.
Bei einem AZEV-System spielen auch die Anzahl der Terminals und deren Standorte eine Rolle. Dabei geht es vor allem um den Ort und damit um den Zeitpunkt an dem eine Buchung möglich sein soll. Denn durch die Aufstellung der Terminals (am Tor zum Betriebsgelände oder am Arbeitsplatz) können Arbeitszeitbeginn und -ende spürbar beeinflusst werden. Auch können unnötige Umwege zum Terminal erforderlich werden. Bei der Buchung kann die Buchungszeit unterschiedlich gesetzt werden. Das AZEV-System kann beispielsweise so eingestellt sein, dass bei Arbeitszeitbeginn noch bis 8.05 Uhr der reguläre Arbeitszeitbeginn 8.00 Uhr ›gestempelt‹ wird. Es kann aber auch sein, dass bei einer 5-minütigen Verspätung gleich ein ganze Viertelstunde abgezogen wird. Diese Toleranzen und Zeitabzüge müssen also genau vereinbart werden. Auch der Umgang mit Kernzeitverletzungen (was heißt: ›zu spät‹?) ist zu regeln.
Nicht zuletzt sollte auch für den Fall, dass das AZEV-System einmal ausfällt oder es zu Fehlern kommt, geregelt werden, dass in diesem Fall auf die Angaben des Arbeitnehmers zurückgegriffen wird.
Rechtlicher Bezug
- § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
- In Fragen der Arbeitszeit können immer auch Tarifverträge oder entsprechende Betriebsvereinbarungen eine Rolle spielen.
Regelungsinhalte
- Standorte der AZEV-Terminals
- gespeicherte Daten; Zweckbestimmung
- zugelassene Auswertungen, keine Ad-hoc-Auswertungen, keine freie Abfragesprache
- zugelassene Schnittstellen (was wird von wo oder wohin zu welchem Zweck wann in welcher Form übertragen?)
- Zugriffsberechtigungen (bezogen auf Funktionen)
- Löschfristen
- Transparenz der erfassten Daten (der Korrekturen)
- Festlegung der Buchungszeitpunkte (Ersatzzeitpunkte)
- Kostenübernahme bei Verlust des Ausweises
