Enterprise-Resource-Planning (ERP)
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Integrierte Unternehmenssoftware – eine für alle
Integrierte Unternehmenssoftware will alle betrieblichen/betriebswirtschaftlichen Funktionen mit einem Produkt abdecken. So sollen zum Beispiel für Finanzbuchhaltung, Personal, Vertrieb, Materialwirtschaft, Controlling oder Fertigungssteuerung nicht mehr unterschiedliche Lösungen verschiedener Anbieter eingesetzt werden, sondern nur noch eine Lösung. Weltweiter Marktführer für Integrierte Unternehmenssoftware ist die deutsche Firma SAP. Mitkonkurrenten sind Oracle, INFOR, Microsoft und PSI. Dabei treten ORACLE und Microsoft zusätzlich mit zugekauften Lösungen der früheren Firmen Peoplesoft und J.D.Edwards Lösungen an.
Integrierte Unternehmenssoftware wird meist als Enterprise Ressource Planning (Planungssystem für Unternehmensressourcen), abgekürzt ERP, bezeichnet. Für die verschiedenen Einsatzbereiche (z.B. Finanzbuchhaltung, Personal, Vertrieb, Materialwirtschaft, Controlling oder Fertigungssteuerung) gibt es meist eigene Bausteine (Module), die alle gleich aufgebaut sind und auf einen gemeinsamen Datenbestand zugreifen. Ein Vorteil so eines ERP-Systems liegt also vor allem in der einheitlichen Benutzungsmöglichkeit (was den Schulungsaufwand reduziert) und in der Beseitigung von Schnittstellenproblemen, weil es nicht mehr nötig ist Daten zwischen verschiedenen Programmen mit unterschiedlichen Datenformaten auszutauschen. Letzteres reduziert den Programmier- und Pflegeaufwand und ermöglicht Datenauswertungen, die über die Grenzen der einzelnen Fachgebiete hinausreichen Da im ERP-System so gut wie alle Unternehmensinformationen in einer einheitlichen Datenbank gespeichert werden, sind alle diese Daten ab dem Zeitpunkt ihrer Speicherung für alle prinzipiell verfügbar. Außerdem können viele Vorgänge auch bereichsübergreifend automatisiert ablaufen. Bestellanforderungen werden automatisch erzeugt, sobald entsprechende Kundenaufträge erfasst, Fertigungsaufträge werden angelegt und disponiert, sobald ein Kunde ein Angebot annimmt und einen Auftrag erteilt, Lieferscheine und Rechnungen werden erstellt, sobald das herzustellende Produkt als fertig oder ausgeliefert gemeldet wird. Da ERP-Systeme in allen Unternehmen einsetzbar sein sollen, unabhängig davon, welcher Branche diese angehören oder wie und in welchem Land sie fertigen, haben selbst auch ›kleinere‹ Lösungen einen gewaltigen Funktionsumfang. Dennoch hat fast jede ERP-Lösung ihre Besonderheiten. So ist das ›Infor‹-System beispielsweise vor allem auf die Optimierung des Fertigungsprozesses ausgerichtet hat aber kein spezielles Personalverwaltungs-Modul. Und ›Navision‹ (zu Microsoft gehörend) ist nach eigener Auffassung besonders flexibel und deshalb für mittelständische Unternehmen besonders geeignet. Die Stärke dieser ERP-Lösung soll darin liegen, dass sie Standardlösungen mit besonders vielen Individualisierungsmöglichkeiten bietet und einen Schwerpunkt auf E-Business-Lösungen legt. Aber auch wenn ERP-Systeme in der Tat einen großen Funktionsumfang abdecken, so müssen sie dennoch durch andere informations- und kommunikationstechnische Systeme (IKT-Systeme) ergänzt werden. Alle ERP-Systeme sind Standardsoftware. Im Unterschied zu Individualsoftware, die für ein einziges Unternehmen oder eine Abteilung entwickelt wird, versuchen ERP-Systeme also für verschiedenste Praxisanforderungen eine vorgefertigte Lösung anzubieten. Das spart auf der einen Seite Entwicklungskosten, verursacht auf der anderen Seite aber (oft erhebliche) Kosten für die dennoch nötige Anpassung im Detail. Auch wenn die Hersteller von ERP-Systemen damit werben, dass ihre Software flexibel an die betrieblichen Anforderungen angepasst werden könnte, wird in der Praxis unserer Erfahrung nach auf eine ›zu große‹ Anpassung, die ja immer eine Veränderung des Standardprogramms erfordert, meist verzichtet und die jeweilige Standardlösung bevorzugt. Die Arbeitgeber begründen dies auch damit, dass sonst bei neuen Softwareversionen (Release-Wechsel) ein zu großer Aufwand für die neue Anpassung der Software entstehen würde. So werden eher die betrieblichen Prozesse an den Standard angepasst, die Unterstützung von Einzelaktivitäten steht hintenan.
Datenschutzprobleme
Da ERP-Systeme eine einheitliche Datenbasis haben und darin Daten verschiedener Unternehmensbereiche zusammenfassen, führen sie auch personenbezogene Informationen zusammen, die vorher getrennt waren. Oft bekommen Daten sogar erst durch diese Zusammenführung einen Personenbezug. Damit lassen sich Auswertungen, die vorher nicht möglich, schwierig oder mit erheblichem Aufwand verbunden waren, nun einfach, schnell und aktuell herstellen. SAP beispielsweise hat darüber hinaus einen derart großen Funktionsumfang, dass bereits in der Standardausführung unglaublich viele personenbezogene Auswertungsmöglichkeiten enthalten sind. So gesehen treffen für ein ERP-System also alle Probleme zu, die auch bei der Behandlung der einzelnen Systeme aufgezeigt werden. Deshalb nur einige Beispiele für die möglichen Datenschutzprobleme eines ERP-Systems:
Fertigung Fertigungsaufträge werden angelegt und rückgemeldet. Wenn im Leistungslohn bezahlt wird, wird die gleiche Rückmeldung auch für die Lohnabrechnung genommen. Im Controlling werden die Kosten bezogen auf Kostenstellen oder Fertigungsaufträge sichtbar gemacht.
Projekte Werden die für einzelne Projekte aufgewendeten Zeiten erfasst, können diese nicht nur unter dem Aspekt der Projektsteuerung, sondern auch des Controllings betrachtet werden. Die hier erfassten Zeiten können mit den Daten der Arbeitszeiterfassung abgeglichen werden, möglicherweise auch für die Vergütung (Überstunden, Prämien) herangezogen werden.
Vertrieb In Angeboten kann nicht nur der Name des einzelnen Beschäftigten, sondern auch seine organisatorische Zuordnung gespeichert sein. Dafür wird dann auf die Daten der Personalverwaltung zugegriffen. Besteht bei Vertriebsmitarbeitern ein Gehaltsbestandteil aus Prämien, dann wird diese Information in der Personalverwaltung, im Vertrieb und im Controlling bearbeitet.
Personal Nicht alle ERP-Produkte haben auch eine Komponente für die Personalverwaltung. SAP allerdings deckt, als Marktführer, alle Aspekte einer ›modernen‹ Personalarbeit ab. Dazu gehören nicht nur Abrechnung und Verwaltung, Arbeitszeit und Bewerbermanagement, sondern auch die Personalentwicklung mit Aspekten wie Skill-Management und Qualifizierungsplanung. Das sind nur wenige Beispiele für eine vielfältige, von den verschiedensten Abteilungen für ihre jeweiligen Zwecke vorgenommene Datennutzung. Da die in ERP-Systemen gespeicherten Daten im Prinzip allen Systemnutzern zur Verfügung stehen – allenfalls durch Zugriffsregelungen begrenzt – ist es im Vorhinein oft schwierig auch nur abzuschätzen, welche Probleme sich durch die Speicherung einer bestimmten Information möglicherweise ergeben könnten.
Gestaltungsmöglichkeiten
So umfangreich wie die Funktionen und Anwendungen eines ERP-Systems sind, so umfangreich sind auch die damit zusammenhängenden Probleme für die von der Einführung betroffenen Beschäftigten. Dabei ist neben den Fragen des Arbeitnehmerdatenschutzes zu beachten, dass eine derart umfangreiche Softwarelösung wie ein ERP-System nicht ›von heute auf morgen‹ einzuführen ist. So eine Einführung kann oft mehrere Jahre dauern und wird in mehreren parallelen und aufeinander folgenden Projekten abgewickelt. Dies erschwert die Voraussicht auf die zu erwartenden Probleme enorm und die ERP-Einführung wird zum ›Dauerthema‹ auch im Betriebsrat.
Leistungs- und Verhaltenskontrollen Nicht nur in den für die Personalabteilung vorgesehenen Funktionen werden personenbezogene Daten gespeichert. Beim Vertrieb, der Projektsteuerung, der Instandhaltung oder der Fertigungssteuerung werden Daten der Beschäftigten gespeichert, die geeignet sind Leistung und Verhalten auszuwerten. Da auch Controlling-Funktionen auf diese Daten zugreifen, sollte die Möglichkeit von Leistungs- und Verhaltenskontrollen unbestritten sein. Schließlich ist daran zu denken, dass Benutzeraktivitäten einfach auszuwerten sind. Zugelassene Leistungs- und Verhaltenskontrollen sind deshalb zu vereinbaren.
Datenschutz Die Daten der Beschäftigten sind vor unzulässiger Verarbeitung zu schützen. Unzulässig bedeutet, dass die Daten zu nicht vereinbarten Zwecken ausgewertet oder von nicht dazu befugten Personen eingesehen werden. Dafür sind geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Zentrale Bedeutung hat dabei das ›Berechtigungskonzept‹, in dem geregelt wird, wer auf welche Daten zugreifen darf.
Gestaltung der Arbeitsabläufe Werden ERP-Systeme im Wesentlichen nach Standard realisiert (und das ist der Regelfall), müssen sich die betrieblichen Abläufe den in der Software vorgegebenen Abläufen anpassen. Das hat zur Folge, dass Aufgaben und Verantwortungsbereiche geändert werden. Diese Umgestaltung der Arbeitsabläufe muss der Betriebsrat beeinflussen und – wo dieses nicht möglich ist – durch Schutzmassnahmen ausgleichen.
Rationalisierungsschutz Ein Aspekt der Umgestaltung kann eine neue Aufgabenbeschreibung sein. Vorhandene Arbeitsplätze fallen weg und werden durch neue ersetzt. Tätigkeiten fallen weg oder werden an andere Stellen verlagert. Dies kann zum Arbeitsplatzabbau führen, wenn zum Beispiel Programmiertätigkeiten überflüssig werden oder zur Änderung von Eingruppierungsmerkmalen führen. Die Beschäftigten sollten – nicht nur aber auch – vor materiellen Einbußen geschützt werden.
Qualifizierung Werden die Beschäftigten schon durch die Einführung (oder Änderung) eines ERP-Systems stark belastet, steigt diese Belastung noch mehr, wenn Schulungsmaßnahmen unzureichend sind oder erst gar nicht durchgeführt werden. Wie soll man ein komplexes System verstehen und beherrschen, wenn dafür nur drei Tage Schulung vorgesehen sind? Kriterien für eine gute Schulung sollten entwickelt, die Schulungsmaßnahmen auf die Beschäftigten und die konkreten betrieblichen Bedingungen angepasst und die Qualität der Schulungen geprüft werden. Der Betriebsrat sollte sich daher rechtzeitig in den Prozess der Planung, Ausschreibung und Vergabe der Schulungen einschalten.
Ergonomie Ergonomie bedeutet nicht nur die Gestaltung des (Bildschirm-)Arbeitsplatzes und der Arbeitsumgebung. Auch die Gestaltung der Arbeitsabläufe gehört hierzu, wenn sie – durch den Softwareeinsatz hervorgerufen – zu psychischen Belastungen der Beschäftigten führen. Gerade die Realisation von Standardsoftware führt dazu, dass ergonomische Aspekte vernachlässigt werden. Selbst die oft mögliche Anpassung an die individuelle Gestaltung von Arbeitsabläufen wird unter dem Verweis auf den einzuhaltenden Standard verweigert. Ein Thema, das den Rahmen dieses Datenschutz-Leitfadens sprengen würde.
Durchsetzung Ein ERP-System kann im Grunde nur dann mit Erfolg realisiert werden, wenn auch Beschäftigte und Betriebsrat davon überzeugt sind. Zu einem kooperativen Vorgehen gibt es deshalb – auch im Interesse des Unternehmens – eigentlich keine Alternative. Umgekehrt würde andauernder Streit, ob in diesem oder jenem Einzelfall die Mitbestimmung des Betriebsrats gegeben ist oder nicht, den Einführungsprozess behindern, wenn nicht gar aufhalten. Wenn auf beiden Seiten eine Kooperationsbereitschaft gegeben ist, kann man als Betriebsrat darüber nachdenken, auf eine Vorabregelung jedes Details (bei einem ERP-System ein im Grunde ohnehin aussichtsloses Unterfangen) zu verzichten und stattdessen zu zielorientierten Regelungen kommen, die es auch erlauben, Erfahrungen zu machen und erst dann die auftauchenden Probleme zu regeln. Sollte ein leidlich einvernehmliches Vorgehen zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber nicht möglich sein, ja, sollte der Betriebsrat sein Mitbestimmungsrecht in jedem Einzelfall erst gegen den Arbeitgeber gerichtlich durchsetzen müssen, dann wäre der Betriebsrat gezwungen darauf zu bestehen, dass das komplette ERP-System in allen Einzelheiten geregelt sein müsse, bevor auch nur ein Teil in Betrieb genommen wird. Die Vorstellung, dass nur immer einzelne Teile des ERP-Systems der Mitbestimmung unterliegen und immer erst dann geregelt werden müssen, wenn sie in Betrieb gehen (›produktiv gesetzt‹ werden) sollen, kann und muss nicht akzeptiert werden. Schon mit dem ersten Teil eines ERP-Systems, die realisiert wird, ist die Mitbestimmung des Betriebsrats bezogen auf das komplette System gegeben (ein Hamburger Arbeitsgericht hat auch entschieden, dass bereits bei einer ›Test‹-Installation die uneingeschränkte Mitbestimmung des Betriebsrats gegeben sei).
Rechtlicher Bezug
- § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
- BDSG
Hier vor allem: Regelungen zu Zweckbindung, Datenvermeidung, Datensparsamkeit und Transparenz für die Betroffenen Für verschiedne Aspekte wie Leistungsentlohnung oder Arbeitszeiten können auch Tarifverträge oder entsprechende Betriebsvereinbarungen eine Rolle spielen.
Regelungsinhalte
Das größte Problem einer Regelung liegt bei einem ERP-System darin, dass sie als integrierte Systeme weder technisch, noch funktionell oder von ihrer zeitlichen Einführung her abzugrenzen sind. Dauert eine SAP-Einführung drei Jahre haben die ca. 12000 SAP-Entwickler in dieser Zeit eine menge neuer Funktionen entwickelt und neue Versionen auf den Markt gebracht. Schon ehe also die Software komplett in Betrieb genommen worden ist, hat sie sich bereits geändert. Eine abschließende Betriebsvereinbarung zu Beginn der Einführung ist daher nicht möglich. Im Unterschied zu abgrenzbaren Systemen kommt (wie gesagt: ein Minimum an Kooperationsbereitschaft vorausgesetzt) nur eine Rahmenbetriebsvereinbarung in Frage, die den Prozess der Einführung und die Rechte des Betriebsrats mit einigen Grundsätzen regelt. Diese Rahmenbetriebsvereinbarung wird dann Ergänzungen vorsehen, die beispielsweise Sollkonzepte für einzelne Projekte zum Inhalt haben. Diese ›Einzel‹-Vereinbarungen können sich dann an den Regelungen orientieren, die in anderen Kapiteln dieses Abschnitts beschrieben sind. Eine Rahmenbetriebsvereinbarung über den Prozess einer ERP-Systemeinführung ließe sich im Konfliktfall wohl nicht erzwingen, ist aber – vor allem auch mit Blick auf das Unternehmen – sinnvoll. Unser Vorschlag einer Rahmenbetriebsvereinbarung besteht aus den Teilen: Ziele der Einführung und des Betriebs Hier werden Ziele für die oben beschriebenen Themen zur Gestaltungsdimension formuliert. Verfahren und Rechte des Betriebsrats im Prozess der Einführung und des Betriebs Hier wird zunächst die Art des Einführungsprozesses beschrieben. Wichtig ist es, Thema, Zeitpunkt und Rechte des Betriebsrats im Prozess festzulegen. Wann ist der Betriebsrat zu informieren? Wann müssen ergänzende Vereinbarungen mit ihm abgeschlossen werden? Auch wird festgelegt, wie ein geregeltes System ergänzt und erweitert wird und welche Kontrollrechte der Betriebsrat hat. Grundsätze zur Gestaltung und zum Datenschutz Hier werden die ergonomischen Gesichtspunkte behandelt, die z.B. in einer Projektgruppe entwickelt werden können, und Grundsätze des Datenschutzes sowie die Prüfung seiner Einhaltung beschrieben. Konfliktmechanismus Ein Konflikt in der Zukunft ist nie auszuschließen. Er kann beispielsweise entstehen, wenn Arbeitgeber und Betriebsrat keine Einigung über eine Erweiterung erzielen können. Ein geeigneter Konfliktmechanismus könnte die Bildung einer betrieblichen Einigungsstelle sein. Diese Hinweise zu den Regelungsinhalten enthalten nur ein grobe Zusammenfassung der wichtigsten Elemente; als Hilfe für die Erarbeitung einer eigenen Betriebsvereinbarung können die Beispiel-Betriebsvereinbarungen auf herangezogen werden.
