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Systemübergreifende Probleme und Fragen
Die hier beschriebenen ITK-Systeme sind derzeit die die wichtigsten in Unternehmen eingesetzten Systeme und zwar im Hinblick auf Technik, Datenschutzfragen, Gestaltungsmöglichkeiten, rechtliche Aspekte und nötige Regelungsinhalte im kurzen Überblick. Dabei folgen alle Systemdarstellungen sinnvollerweise dem gleichen Schema.
Nach einer Einführung in Technik und Funktionen der jeweiligen IKT-Systeme, werden dabei immer die folgenden Aspekte dargestellt:
- Datenschutzprobleme
- Gestaltungsmöglichkeiten
- Rechtliche Grundlagen
- Regelungspunkte
Schon aus diesem immer identischen Aufbau der einzelnen Systemdarstellungen ergibt sich, dass es eine ganze Reihe allgemeiner Fragen gibt, die sich bei so gut wie jedem IKT-System immer wieder neu stellen. Da aber in diesem Wiki die Darstellung des einzelnen IKT-Systems für sich genommen (also ohne Lesen des Wikis >von vorne bis hinten<) verständlich sein soll, werden in jeder Systemdarstellung die allgemein bedeutsamen Themen kurz aufgeführt, Details und hintergrundinformationen dazu können dann nachgeschlagen werden.
Datenschutzprobleme
Je mehr Daten zu betrieblichen Abläufen erfasst und gespeichert werden, umso mehr kann man auswerten und umso durchschaubarer werden die betrieblichen Abläufe und Arbeitsprozesse. Nicht mehr vor Ort, am Arbeitsplatz oder in der Abteilung, wird analysiert und entschieden, sondern an irgendeinem Computer, der irgendwo, vielleicht am anderen Ende der Welt, steht. Dort werden die einzelnen Informationen angezeigt, miteinander verbunden und ›verdichtet‹, dort werden auch die Entscheidungen getroffen (z.B. bei der zentralen Personalabteilung eines Konzerns, wo niemand die betroffenen Person kennt).
Solche Entscheidungen haben dann immer Auswirkung auf konkrete Personen. Selbst wenn der einzelne Mitarbeiter nicht im Vordergrund der Auswertung steht – dafür muss nicht einmal Personalnummer oder auch Name angezeigt werden –, wird er von den Auswirkungen betroffen. Dies kann schon dadurch geschehen, dass beispielsweise durch eine Änderung der Arbeitsabläufe die Arbeitsfülle und das Arbeitstempo zunehmen, oder dass allgemeine Richtlinien erlassen werden, die das Mitarbeiterverhalten reglementieren sollen.
Durch immer neue und immer mehr IKT-Systeme werden nicht nur immer mehr Daten erfasst und gespeichert, sie bleiben auch immer länger gespeichert, stehen für länger werdende Zeiträume für Auswertungen zur Verfügung. Eine gespeicherte Information, die zunächst unproblematisch erscheint, kann aber mit der Zeit durch neu hinzukommende Informationen ergänzt werden, die vorher noch gar nicht im Blickfeld waren.
Dabei hat ein einzelner Mitarbeiter gegenüber den (scheinbar) ›objektiven‹ Daten und Auswertungen der Maschine kaum eine Möglichkeit, Fehler in den Daten nachzuweisen – hat er doch selber keine oder zumindest nur eine weniger gute Dokumentation.
Diese Risiken sind – auch wenn sie sich nur schwer abschätzen lassen – immer mit zu bedenken, wenn es um die Regelung eines einzelnen IKT-Systems geht. Eine Information, die im einzelnen System relativ harmlos erscheinen mag, kann in größeren oder längerfristigen Zusammenhängen außerordentlich problematisch werden. Deshalb gilt immer noch und vor allem der allgemeine Grundsatz: Je weniger Daten erfasst werden, umso weniger lässt sich auswerten.
Gestaltungsmöglichkeiten
Die wichtigste Gestaltungsaufgabe ist also die konsequente und strikte Beschränkung der zu speichernden Daten, ebenso wie auch der Auswertungen.
Dabei ist immer der Zweck genau festzulegen, dem die Speicherung und die Nutzung der im einzelnen IKT-System erfassten Daten dienen sollen. Dies muss möglichst präzise und konkret geschehen. Denn wenn man beispielsweise den Nutzungsumfang eines Personalinformationssystems damit beschreibt, dass es »zum Zweck der Personalverwaltung« eingesetzt werden soll, wird man als Betriebsrat bei einer Überprüfung kaum beurteilen können, ob eine konkrete Auswertung oder eine gespeicherte Information nun zulässig ist oder nicht.
Besser wäre es zu vereinbaren, dass das Programm »zum Zweck der Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen eingesetzt wird«. Denn in diesem Fall machen die genannten Regelungen genau nachvollziehbar, welche Informationen für die Zweckerfüllung nötig sind und welche ganz anderen Zwecken dienen können oder sollen.
Vielfach ergeben sich die festzulegenden Zwecke auch aus anderen Betriebsvereinbarungen. Wenn es beispielsweise eine Vereinbarung zu betrieblichen Arbeitszeiten gibt, dann ist hier in der Regel auch festgelegt, welche Daten und Auswertungen für ein elektronisches Arbeitszeiterfassungssystem zulässig sind. Es kann aber auch sein, dass aus der geplanten Einführung einer computergestützten Arbeitszeiterfassung die Notwendigkeit erwächst, alte Regelungen kritisch zu hinterfragen.
Wobei es im Fall der Arbeitszeiterfassung durchaus vorteilhaft sein kann, das geplante IKT-System und die betrieblichen Arbeitszeiten zusammen in einer (neuen) Vereinbarung zu regeln. Soll allerdings ein IKT-System zur Unterstützung Personalentwicklung (Skill-Management) realisiert werden, dann wäre erst eine Vereinbarung über das inhaltlich-organisatorische Personalentwicklungskonzept zu entwickeln, ehe man daran gehen kann, für ein IKT-System einzelne Datenfelder und Auswertungen festzulegen.
Auch für die Regelung geplanter Auswertungen ist es gut, wenn der Systemzweck vorher genau beschrieben wurde. Überall dort wo Daten aus Arbeitsprozessen erfasst und genutzt werden, können Auswertungen einen Bezug zu Verhalten oder auch Leistung der einzelnen Mitarbeiter herstellen – davon ist immer auszugehen.
Ein prinzipielles Verbot von Auswertungen, die einen Bezug zu Leistung und Verhalten haben oder haben könnten, wird kaum möglich sein. Und sollte es gelingen, dies zu vereinbaren, dann wird es ständigen Streit geben, was erlaubt noch ist und was nicht mehr.
In jedem Fall aber wird es richtig sein, ein Verwertungsverbot bezogen auf solche Auswertungen zu formulieren, das so aussehen könnte: »Das IKT-System XYZ wird nicht eingesetzt, um personelle Einzelmaßnahmen zu begründen.» Dies ließe sich noch ergänzen: »Sollten Daten, die Leistung und/oder Verhalten von Beschäftigten beschreiben, unter Verstoß gegen diese Betriebsvereinbarung erhoben oder verarbeitet werden, so sind diese als Beweismittel zur Begründung personeller Maßnahmen unzulässig; hierauf gestützte personelle Einzelmaßnahmen sind unwirksam.«
Und schließlich ist immer festzulegen, wer auf welche Daten zugreifen darf (Zugriffsberechtigungen). Eine Auswertung, die der Systemverwalter haben möchte, um vorhandene Schwachstellen in dem von ihm betreuten System deutlich zu machen, mag für ihn sinnvoll sein. Die gleiche Auswertung in der Hand eines Vorgesetzten aber kann eine ganz andere Bedeutung bekommen.
Rechtliche Bezug
Personenbezug Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) definiert in § 3 Abs. 1 als personenbezogene Daten: »Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person«. Dies lässt sich an einem betrieblichen Beispiel erläutern: Beschreibt jemand auf einer Betriebsversammlung irgendein besonderes Ereignis und ruft einer der Anwesenden daraufhin: »He, den kenne ich, das ist doch …«, dann wurden offensichtlich Daten einer ›bestimmbaren‹ Person vorgetragen. Um von personenbezogenen Daten sprechen zu können, kommt es also nicht darauf an, dass ein Name oder eine Personalnummer genannt wurden. Schon wenn man weiß, welcher Mitarbeiter an welchem Tag an welcher Maschine gearbeitet hat, sind zeitbezogene ›Maschinendaten‹ – wie zum Beispiel Maschinenstart, Maschinenstillstand, Reparaturbeginn, Fertigungsbeginn – personenbezogene Daten.
Mitbestimmung Der im Zusammenhang mit IKT-Systemen am häufigsten angewandte Paragraph dürfte der § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG sein, der die Mitbestimmung des Betriebsrates bei der »Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen«. Klar ist: Ein IKT-System ist immer eine technische Einrichtung, aber ist es in jedem Fall dazu bestimmt, Verhalten oder die Leistung zu überwachen? Würde das wörtlich genommen, genügte die Erklärung des Arbeitgebers, man habe eine Kontrolle ja gar nicht vor und werde sowieso nur das tun, was man immer schon gemacht habe. So ist es aber nicht, sondern nach gängiger Rechtsprechung reicht es aus, dass das einzuführende System eine Überwachung ermöglicht. Ziel der Mitbestimmung des Betriebsrats wäre es, in einer Einigung mit dem Arbeitgeber zu erreichen, dass die Überwachungsmöglichkeiten nicht oder doch nur stark eingeschränkt genutzt werden.
Bei all den aufgeführten Systemen gehen wir davon aus, dass eine Mitbestimmung des Betriebsrates nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gegeben ist.
Regelungsinhalte
Klassische Regelungsinhalte einer IKT-Betriebsvereinbarung sind:
- die Einsatzzwecke,
- die zu speichernden Daten,
- die erlaubten Auswertungen,
- die Zugriffsberechtigungen.
Der Weg hin zu einer solchen Vereinbarung wird systemübergreifend im Abschnitt 6 dieses Leitfadens dargestellt. Dies umfasst auch Informationen und Hinweise, die dem Betriebsrat helfen sollen, sich für die ›richtige‹ Betriebsvereinbarung zu entscheiden.
